Decyzję o rozwiązaniu umowy o pracę warto każdorazowo poprzedzić kompleksową oceną ryzyka. Powód, który na pierwszy rzut oka wydaje się wystarczający do zwolnienia pracownika, nie zawsze uzasadnia takie działanie z perspektywy przepisów prawa. Te, co do zasady, wymagają wskazania przyczyny rozwiązania umowy o pracę, a jej brak bądź nieprawidłowe sformułowanie otwierają pracownikowi drogę do dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.

Sporów dotyczących zwolnień nie brakuje. Według statystyk prowadzonych przez Ministerstwo Sprawiedliwości stanowią one drugą pod względem liczby kategorię wszystkich spraw wnoszonych przez pracowników. W I półroczu 2025 r. odnotowano 8 927 spraw o zasadność wypowiedzenia i 5 864 sprawy dotyczące zwolnień dyscyplinarnych. W całym 2024 r. było ich odpowiednio 10 599 i 7 152, a w 2023 r. – 9 133 i 6 627.

Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem sądowym przyczyna wypowiedzenia powinna być prawdziwa, konkretna, zrozumiała, aktualna i zasadna (por. uchwała SN z 27 czerwca 1985 r., III PZP 10/85).

Prawdziwość – przyczyna nie może być pozorna

Przyczyna wskazana w wypowiedzeniu musi odpowiadać rzeczywistości. Nie może być pretekstem do zwolnienia ani zastępować rzeczywistego powodu tylko dlatego, że łatwiej ją opisać lub uzasadnić. W razie sporu rolą sądu będzie zweryfikowanie, czy wskazane w piśmie rozwiązującym okoliczności uzasadniające decyzję pracodawcy rzeczywiście wystąpiły.

Przyczyna jest nieprawdziwa, jeśli pracodawca powołuje się na fakty lub zdarzenia, które nie miały miejsca. Jest natomiast pozorna, gdy ukrywa rzeczywisty powód wypowiedzenia. W obu przypadkach występuje podstawa do skutecznego zakwestionowania takiego wypowiedzenia (por. wyrok SN z 13 października 1999 r., I PKN 304/99).

Wymóg prawdziwości przyczyny dobrze ilustruje przykład wypowiedzenia umowy o pracę w związku z likwidacją stanowiska. Oceniając, czy likwidacja jest rzeczywista, warto pamiętać, że:

• wypowiedzenie można wręczyć jeszcze przed likwidacją stanowiska, jeżeli jest ona pewna, a okres wypowiedzenia upłynie nie wcześniej niż w dniu likwidacji,
• przygotowania do likwidacji powinny być na tyle zaawansowane, by nie budziło wątpliwości, że do niej dojdzie,
• likwidacja stanowiska może wynikać m.in. ze zmniejszenia zatrudnienia, zmiany zakresu zadań, przekazania ich innym pracownikom lub połączenia stanowisk, a także z powierzenia określonej sfery działalności podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing).

Sąd pracy nie ocenia, czy reorganizacja była racjonalna gospodarczo ani czy pracodawca mógł wybrać lepsze rozwiązanie. Może jednak sprawdzić, czy zmiany rzeczywiście nastąpiły, a likwidacja stanowiska nie była jedynie pretekstem do zwolnienia pracownika. Prawa pracownika zabezpiecza sama możliwość zweryfikowania prawdziwości takich zmian, bez oceny zapotrzebowania na wykonywanie pracy określonego rodzaju.

Zrozumiałość i konkretność – fakty zamiast ogólników

Pracownik powinien wiedzieć, dlaczego otrzymuje wypowiedzenie i jakie konkretnie zastrzeżenia ma względem niego pracodawca oraz do jakich zdarzeń odwołuje się w piśmie rozwiązującym. Same określenia typu „trudności komunikacyjne”, „utrata zaufania” czy „niezadowalające wyniki” co do zasady nie wystarczą. Zamiast więc ogólnej, w tym zwłaszcza subiektywnej oceny warto wskazać konkretne zachowania, zdarzenia i okres, którego dotyczą zastrzeżenia.

Przykładowo, zamiast wskazywać na bliżej nieokreślone „trudności komunikacyjne”, w przyczynie rozwiązującej można zawrzeć informację o „nieprzekazaniu zespołowi informacji o zmianach terminów realizacji projektu, uzgodnionych z klientem w konkretnej dacie, mimo obowiązku bieżącego informowania o takich zmianach; w obu przypadkach zespół dowiedział się o zmianach dopiero po upływie terminów, co opóźniło przekazanie wyników pracy klientowi”.

Konkretność nie oznacza jednak konieczności opisywania całej historii zatrudnienia ani wymieniania wszystkich dat i dokumentów. Znaczenie ma również kontekst znany pracownikowi, w tym wcześniejsze rozmowy i zgłaszane mu zastrzeżenia (w tym chociażby w ramach procesu ewaluacji jego pracy, ocen rocznych czy ewentualnych planów naprawczych, którymi był objęty).

W razie sporu sąd powinien ocenić, czy pracownik rozumiał lub powinien był rozumieć stawiane mu zarzuty i ich istotę, zamiast ograniczać się wyłącznie do literalnego brzmienia oświadczenia pracodawcy (por. wyrok SN z 25 kwietnia 2019 r., I PK 19/18). Przyczyna powinna być zatem zrozumiała przede wszystkim dla pracownika, nie zaś od razu dla sądu, który na początkowym etapie postępowania nie zna pełnego kontekstu sprawy (por. wyrok SN z 19 lipca 2012 r., II PK 312/11). W praktyce nie warto jednak zakładać, że pracownik sam powiąże ogólne sformułowanie z konkretną sytuacją. Może rzeczywiście nie dostrzec tego związku albo celowo go kwestionować w ramach przyjętej strategii procesowej. Bezpieczniej więc opisać przyczynę rozwiązującą w sposób wyczerpujący – konkretnie i wprost.

Aktualność – z decyzją nie warto zwlekać

W orzecznictwie sądowym i doktrynie prawa podkreśla się także, że przyczyna wypowiedzenia musi być aktualna. Sam fakt, że określone zdarzenie miało miejsce, nie wystarczy więc, aby w dowolnym momencie powołać się na nie w celu rozwiązania stosunku pracy. W przypadku „zwykłego” wypowiedzenia przepisy nie przewidują konkretnych ram czasowych na rozwiązanie umowy z powodu określonego zdarzenia (inaczej jest m.in. przy rozwiązaniu umowy w trybie dyscyplinarnym, dla którego przewidziano termin jednomiesięczny). Nie oznacza to jednak, że pracodawca może skutecznie powołać się przy wypowiedzeniu nawet na bardzo odległe sytuacje. Takie działanie może zostać skutecznie podważone w sądzie, a sama przyczyna może się zdezaktualizować. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy po zdarzeniu wskazanym w wypowiedzeniu u pracownika nastąpiła obiektywna poprawa.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego wskazuje się, że przy ocenie aktualności przyczyny wypowiedzenia znaczenie ma moment, w którym pracodawca dowiedział się o zdarzeniu uzasadniającym wypowiedzenie (podobnie jak w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego czy nałożenia kary porządkowej). Konsekwentnie podkreśla się więc, że nadmierne odwlekanie decyzji o wypowiedzeniu i zbieranie swoistych „haków” na pracownika są nieprawidłowe i mogą negatywnie wpływać na stan psychiczny pracownika, potęgując niepewność co do przyszłości zatrudnienia i stres, a nawet naruszać jego dobra osobiste (por. wyrok SN z 26 listopada 2024 r., III PSKP 28/24).

To, jak długo określone okoliczności pozostają aktualną przyczyną wypowiedzenia, zależy od całokształtu okoliczności sprawy. Nie da się wskazać sztywnego terminu. Orzecznictwo wskazuje, że pomocniczo warto sięgnąć do ustawowych terminów dotyczących kar porządkowych. Podnosi się, że skoro karę porządkową usuwa się z akt po roku nienagannej pracy, a jest ona mniej dotkliwa niż wypowiedzenie – czas na wypowiedzenie umowy z tego samego powodu powinien być krótszy. Z drugiej strony, skoro pracodawca ma 3 miesiące od uchybienia na zastosowanie kary porządkowej, a wypowiedzenie ma poważniejszy charakter, powinien mieć więcej czasu na zbadanie zasadności wypowiedzenia (por. wyrok SN z 26 listopada 2024 r., III PSKP 28/24).

Praktyczny wniosek w tym zakresie sprowadza się do tego, że co do zasady pracodawcy powinni reagować bez nieuzasadnionej zwłoki. Jeśli natomiast konkretna sprawa wymaga zbadania, warto dokumentować podejmowane w tym celu działania. Powołując się na zdarzenia odległe czasowo, warto wyeksponować, że wpisują się one w szerszy kontekst i że u pracownika nie nastąpiła oczekiwana poprawa.

Zasadność – nie każda przyczyna wystarczy

Przyjmuje się, że skoro wypowiedzenie umowy jest „zwykłym” sposobem zakończenia stosunku pracy, nie jest to tryb wymagający doniosłej przyczyny ani rażącego przewinienia pracownika. Nie oznacza to jednak, że decyzja w tym zakresie może być arbitralna, dowolna, nieuzasadniona lub sprzeczna z zasadami współżycia społecznego (por. m.in. wyrok SN z 17 maja 2016 r., I PK 155/15). Przyczyna rozwiązująca w żadnym wypadku nie może być zatem błaha.

Oceniając, czy wypowiedzenie jest w danej sprawie zasadne, należy uwzględnić całokształt okoliczności związanych z zatrudnieniem (por. m.in. wyrok SN z 6 sierpnia 2019 r., II PK 42/18). Przykładowo, jednorazowe przewinienie może nie uzasadniać wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi, którego dotychczasowy przebieg zatrudnienia był poza tym nienaganny. Badaniu podlega nadto to, czy okoliczności, których dotyczą ewentualne zastrzeżenia wobec pracownika, nie były obiektywnie uzasadnione lub usprawiedliwione. Przykładowo, jeśli zarzut dotyczy niewystarczających wyników pracy, istotne jest rozważenie, czy pracownikowi stworzono warunki do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów, w tym czy zapewniono optymalne obciążenie pracą, odpowiednie zaplecze organizacyjne oraz właściwe narzędzia pracy, a także czy gorsze wyniki nie wystąpiły w okresie, w którym pracownik zmagał się ze znanymi pracodawcy trudnościami, choćby natury osobistej (np. chorobą).

Wypowiedzenie umowy wymaga również ostrożności w zakresie porównywania sytuacji zwalnianego pracownika z sytuacją innych pracowników. Jeśli konsekwencje wyciągane są wobec jednego pracownika, mimo że obiektywnie okoliczności stanowiące podstawę rozwiązania umowy dotyczą także innych pracowników, pracodawca może narazić się nie tylko na ryzyko zakwestionowania samego wypowiedzenia na drodze sądowej, lecz także na zgłoszenie przez pracownika roszczeń z tytułu nierównego traktowania w zatrudnieniu.

Podsumowanie – treść wypowiedzenia wyznacza granice sporu

Prawidłowe sformułowanie przyczyny wypowiedzenia jest kluczowym elementem przygotowań pracodawcy do rozwiązania umowy o pracę. Ma znaczenie już w chwili wręczenia wypowiedzenia, gdy pracownik zapoznaje się z przyczyną i ocenia, czy ją rozumie i akceptuje. Jest również istotne w dalszej perspektywie, jeśli pracownik zakwestionuje wypowiedzenie przed sądem. Wynik ewentualnego procesu w dużej mierze zależy od tego, jak brzmi przyczyna wypowiedzenia. Orzecznictwo sądowe konsekwentnie wskazuje, że „wskazanie w pisemnym oświadczeniu pracodawcy przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę przesądza o tym, że spór przed sądem pracy toczy się tylko w granicach przyczyny podanej w pisemnym oświadczeniu pracodawcy; tym samym pozbawiony on jest możliwości powoływania się w toku postępowania na inne przyczyny, które również mogłyby uzasadniać wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę” (por. m.in. postanowienie SN z 28 maja 2015 r., III PK 19/15; wyrok SN z 25 stycznia 2005 r., II PK 171/04).

W żadnym wypadku nie można więc liczyć na to, że ogólnikowe sformułowania zawarte w wypowiedzeniu da się uzupełnić konkretną treścią dopiero na etapie sporu. Przyczyna wskazana w piśmie wypowiadającym umowę wyznacza granice „obrony” pracodawcy w procesie. Na etapie procesu nie można zatem uzasadniać decyzji zupełnie innymi okolicznościami, które nie były wskazane w wypowiedzeniu. Wprawdzie pracodawca może przedstawiać dowody na poparcie podanej przyczyny i wyjaśniać pewien kontekst opisanych zdarzeń, ale nie może pod pozorem jej doprecyzowania wprowadzać zupełnie nowej podstawy faktycznej zwolnienia dopiero na etapie sporu.

Dobrze sformułowana przyczyna to jednak tylko część przygotowań. Równie ważne są dowody pozwalające wykazać, że opisane zdarzenia rzeczywiście miały miejsce i uzasadniały podjętą decyzję. Często to właśnie dostępność dowodów potwierdzających dane zdarzenie przesądza o tym, czy pracodawca zdecyduje się wskazać je w piśmie wypowiadającym umowę.

Aleksandra Wójcik, adwokat

Maciej Mioduszewski, radca prawny