Reasons for terminating employment in practice – what mistakes should one avoid?
It is always advisable to comprehensively assess the risks before going ahead with terminating an employment contract. A reason which, at first glance, seems sufficient for dismissing an employee will not always be justified from a legal perspective. Generally, the law requires a specific reason for terminating an employment contract: its absence, or incorrect wording, opens the way for the employee to pursue claims in court.
There is no shortage of disputes concerning dismissals. The Ministry of Justice’s statistics show that they constitute the second largest category, by number, of all cases brought by employees. In the first half of 2025, 8,927 cases were recorded concerning the validity of termination notices and 5,864 cases involving disciplinary dismissals. In the whole of 2024, there were 10,599 and 7,152 such cases respectively, whereas 9,133 and 6,627 in 2023.
According to established case law, the reason for termination must be genuine, specific, comprehensible, current and valid (see Supreme Court resolution of 27 June 1985, III PZP 10/85).
Veracity – the reason may not be bogus
The reason given in a notice to terminate must be genuine. It must not be a pretext for dismissal nor may it substitute for the actual reason, simply because it is easier to describe or justify. In any dispute, a court will verify whether the circumstances justifying the employer’s decision, as set out in the notice to terminate, did actually occur.
A reason will be untrue, if the employer cites facts or events that have not occurred. It will be bogus, however, if it conceals the actual reason for the termination. Both cases will give grounds for successfully challenging such termination (see Supreme Court judgment of 13 October 1999, I PKN 304/99).
The requirement for the reason to be true is well illustrated by the example of a termination of an employment contract due to the liquidation of the position. When assessing whether the liquidation is genuine, it should be borne in mind that:
- the notice to terminate may be served even before the position has been liquidated, provided it is certain and the period of notice will not expire before the liquidation date,
- preparations for the liquidation should be sufficiently advanced so there is no doubt that it will take place,
- the liquidation of the position may be the result of, say, a reduction in headcount, a change in the scope of duties, a transfer of those duties to other employees or a merger of positions, as well as due to outsourcing a specific area of activity.
A labour court will not assess whether the reorganisation was economically rational or if the employer could have chosen a better solution. It may, though, verify whether the changes actually took place and whether the liquidation of the position was not merely a pretext for dismissing the employee. The employee’s rights are indeed safeguarded by the possibility of having the authenticity of those changes verified, without assessing whether work of a specific type was required.
Clarity and specificity – facts rather than generalities
The employee should know why they are being given notice, the specific concerns the employer has regarding them, and the incidents referred to in the termination notice. Terms such as ‘communication difficulties’, ‘loss of trust’ or ‘unsatisfactory performance’ are, on their own, in principle, insufficient. Therefore, rather than providing a general and, particularly, a subjective assessment, it is advisable that specific behaviours, events and periods are stated for the associated concerns.
For example, rather than referring to unspecified ‘communication difficulties’, the reasons for termination could mention ‘failing to inform the team of changes to a project’s deadlines, agreed with the client on a specific date, despite the obligation to keep the team informed of such changes; in both instances, the team only learnt of the changes after the deadlines had passed, which delayed the delivery of the results of the work to the client’.
However, specificity does not mean that the entire employment history must be described or that all dates and documents must be listed. The context known to the employee is also significant, including previous discussions and any concerns raised with them (such as those raised at a performance appraisal, annual reviews or any remedial plans which applied).
In a dispute, a court should assess whether the employee understood, or should have understood the allegations made and their substance, rather than confining itself solely to the literal wording of the employer’s statement (see Supreme Court judgment of 25 April 2019, I PK 19/18). The reason should, therefore, be understandable above all for the employee, rather than immediately understood by the court, which at the initial stage of the proceedings is not aware of the full context of the case (see Supreme Court judgment of 19 July 2012, II PK 312/11). In practice, however, it should not be assumed that the employee will automatically connect a generally worded phrase with a specific situation. They may indeed fail to recognise the connection or deliberately challenge it as part of their litigation strategy. It is, therefore, safer to describe the reason for the termination comprehensively: specifically and explicitly.
Remaining current – not worth delaying a decision
Case law and legal doctrine also emphasise that the reason for termination must be current. The mere fact that a specific event did occur is not, therefore, sufficient for it to be invoked at any time for terminating the employment of an employee. In an ‘ordinary’ termination, the law does not specify any particular time frame for terminating the contract due to a specific event (this is different, for example, in a disciplinary termination, which prescribes a one month period of notice). However, this does not mean that an employer may validly invoke even very distant events when giving notice. This could be successfully challenged in court, and the reasons themselves may become no longer current. This happens, in particular, in situations in which, following the event cited in the notice to terminate, there has been an objective improvement on the part of the employee.
Supreme Court case law states that the time when the employer became aware of the event justifying the termination is significant in assessing the current relevance of the reason for the termination (as with a disciplinary dismissal or the imposition of a disciplinary measure). Consequently, it is regularly emphasised that an undue delay in deciding to terminate employment in order to collect ‘black marks’ against the employee are improper and may adversely affect their mental state, exacerbating uncertainty regarding the future of their employment and stress, and may even infringe their personal rights (see Supreme Court judgment of 26 November 2024, III PSKP 28/24).
The length of time in which specific circumstances remain a valid reason for dismissal depends on the overall circumstances of the case. It is not possible to specify a fixed time limit. Case law suggests that, as a guide, it is worth referring to statutory deadlines for disciplinary measures. It is argued that, since a disciplinary measure is removed from personnel files after one year of impeccable conduct, and since it is less severe than termination, the deadline for terminating a contract for the same reasons should be shorter. On the other hand, given that an employer has three months from the date of a breach to impose a disciplinary measure, and given that dismissal is more serious, the employer should have more time to examine the validity of the dismissal (see Supreme Court judgment of 26 November 2024, III PSKP 28/24).
The practical conclusion here is that, as a general rule, employers should respond without undue delay. However, if a specific case requires investigation, it is advisable to document the steps taken for this purpose. When referring to events that occurred at a distant time, it is worth emphasising that they form part of a broader context and that the employee has not shown the expected improvement.
Validity – not every reason is sufficient
It is accepted that, since termination of a contract is an ‘ordinary’ means of ending employment, it is not a procedure requiring a serious cause or gross misconduct on the part of the employee. This does not mean, however, that such a decision may be arbitrary, capricious, unjustified or contrary to the principles of good social conduct (see, among others, the Supreme Court judgment of 17 May 2016, I PK 155/15). Under no circumstances may the reason for the termination be trivial.
In assessing whether a termination is justified in a given case, the full range of circumstances relating to the employment should be considered (see, among others, the Supreme Court judgment of 6 August 2019, II PK 42/18). For example, a one-off offence may not justify the dismissal of an employee with an otherwise impeccable employment record. An examination must be made of the circumstances associated with any objections made against the employee to see whether they were objectively justified or excusable. For example, if an allegation concerns inadequate performance of work, it is important to consider whether the employee was provided with the conditions necessary to achieve expected results, including whether an optimal workload, appropriate organisational support and suitable work tools were provided, and whether the poorer performance occurred during a period when the employee was facing difficulties known to the employer, even if of a personal nature (e.g. illness).
Terminating a contract also requires caution regarding comparing the situation of the employee being dismissed with that of other employees. If disciplinary measures were taken against one employee, even though the circumstances that were the basis for termination also applied objectively to other employees, the employer may not only risk the termination itself being challenged in court, but also the employee bringing claims for unequal treatment at work.
Summary – the wording of a termination notice defines the boundaries of any dispute
A correct wording of the reason for termination is a key element of an employer’s preparations for terminating an employment contract. Its significance arises at exactly the time when the notice to terminate is served, when the employee becomes aware of the reason and assesses whether they understand and accept it. It is also important in the longer term, should the employee challenge the termination in court. The outcome of any legal proceedings will depend to a large extent on the wording of the reason for the termination. Case law consistently holds that ‘the employer’s written statement of the reason justifying a notice to terminate or end an employment contract pre-determines that the dispute before the labour court will remain solely within the bounds of the reason given in the employer’s written statement; therefore, the employer is precluded from invoking, in the course of the proceedings, other reasons that might also justify the notice to terminate or end the employment contract’ (see, among others, the Supreme Court order of 28 May 2015, III PK 19/15; the Supreme Court judgment of 25 January 2005, II PK 171/04).
Therefore, under no circumstances may one expect that a general wording in the notice to terminate may be supplemented with specific details only at the stage of the court dispute. The reason given in the notice terminating the contract sets the bounds of the employer’s ‘defence’ in proceedings. Consequently, at the court stage, it will not be possible to justify the decision using entirely different circumstances, which were not stated in the notice to terminate. Although the employer may present evidence to support the reason given and explain some context of the events described, the employer may not introduce an entirely new factual basis for the dismissal only at the stage of the court dispute under the pretence of seeking to clarify it.
However, a well-worded reason is only a part of preparation. Equally important is evidence demonstrating that the events described actually took place and justified the decision made. It is often the availability of evidence confirming a particular event that determines whether the employer will decide to include it in the notice to terminate.
Aleksandra Wójcik, adwokat
Maciej Mioduszewski, attorney-at-law
Decyzję o rozwiązaniu umowy o pracę warto każdorazowo poprzedzić kompleksową oceną ryzyka. Powód, który na pierwszy rzut oka wydaje się wystarczający do zwolnienia pracownika, nie zawsze uzasadnia takie działanie z perspektywy przepisów prawa. Te, co do zasady, wymagają wskazania przyczyny rozwiązania umowy o pracę, a jej brak bądź nieprawidłowe sformułowanie otwierają pracownikowi drogę do dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.
Sporów dotyczących zwolnień nie brakuje. Według statystyk prowadzonych przez Ministerstwo Sprawiedliwości stanowią one drugą pod względem liczby kategorię wszystkich spraw wnoszonych przez pracowników. W I półroczu 2025 r. odnotowano 8 927 spraw o zasadność wypowiedzenia i 5 864 sprawy dotyczące zwolnień dyscyplinarnych. W całym 2024 r. było ich odpowiednio 10 599 i 7 152, a w 2023 r. – 9 133 i 6 627.
Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem sądowym przyczyna wypowiedzenia powinna być prawdziwa, konkretna, zrozumiała, aktualna i zasadna (por. uchwała SN z 27 czerwca 1985 r., III PZP 10/85).
Prawdziwość – przyczyna nie może być pozorna
Przyczyna wskazana w wypowiedzeniu musi odpowiadać rzeczywistości. Nie może być pretekstem do zwolnienia ani zastępować rzeczywistego powodu tylko dlatego, że łatwiej ją opisać lub uzasadnić. W razie sporu rolą sądu będzie zweryfikowanie, czy wskazane w piśmie rozwiązującym okoliczności uzasadniające decyzję pracodawcy rzeczywiście wystąpiły.
Przyczyna jest nieprawdziwa, jeśli pracodawca powołuje się na fakty lub zdarzenia, które nie miały miejsca. Jest natomiast pozorna, gdy ukrywa rzeczywisty powód wypowiedzenia. W obu przypadkach występuje podstawa do skutecznego zakwestionowania takiego wypowiedzenia (por. wyrok SN z 13 października 1999 r., I PKN 304/99).
Wymóg prawdziwości przyczyny dobrze ilustruje przykład wypowiedzenia umowy o pracę w związku z likwidacją stanowiska. Oceniając, czy likwidacja jest rzeczywista, warto pamiętać, że:
- wypowiedzenie można wręczyć jeszcze przed likwidacją stanowiska, jeżeli jest ona pewna, a okres wypowiedzenia upłynie nie wcześniej niż w dniu likwidacji,
- przygotowania do likwidacji powinny być na tyle zaawansowane, by nie budziło wątpliwości, że do niej dojdzie,
- likwidacja stanowiska może wynikać m.in. ze zmniejszenia zatrudnienia, zmiany zakresu zadań, przekazania ich innym pracownikom lub połączenia stanowisk, a także z powierzenia określonej sfery działalności podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing).
Sąd pracy nie ocenia, czy reorganizacja była racjonalna gospodarczo ani czy pracodawca mógł wybrać lepsze rozwiązanie. Może jednak sprawdzić, czy zmiany rzeczywiście nastąpiły, a likwidacja stanowiska nie była jedynie pretekstem do zwolnienia pracownika. Prawa pracownika zabezpiecza sama możliwość zweryfikowania prawdziwości takich zmian, bez oceny zapotrzebowania na wykonywanie pracy określonego rodzaju.
Zrozumiałość i konkretność – fakty zamiast ogólników
Pracownik powinien wiedzieć, dlaczego otrzymuje wypowiedzenie i jakie konkretnie zastrzeżenia ma względem niego pracodawca oraz do jakich zdarzeń odwołuje się w piśmie rozwiązującym. Same określenia typu „trudności komunikacyjne”, „utrata zaufania” czy „niezadowalające wyniki” co do zasady nie wystarczą. Zamiast więc ogólnej, w tym zwłaszcza subiektywnej oceny warto wskazać konkretne zachowania, zdarzenia i okres, którego dotyczą zastrzeżenia.
Przykładowo, zamiast wskazywać na bliżej nieokreślone „trudności komunikacyjne”, w przyczynie rozwiązującej można zawrzeć informację o „nieprzekazaniu zespołowi informacji o zmianach terminów realizacji projektu, uzgodnionych z klientem w konkretnej dacie, mimo obowiązku bieżącego informowania o takich zmianach; w obu przypadkach zespół dowiedział się o zmianach dopiero po upływie terminów, co opóźniło przekazanie wyników pracy klientowi”.
Konkretność nie oznacza jednak konieczności opisywania całej historii zatrudnienia ani wymieniania wszystkich dat i dokumentów. Znaczenie ma również kontekst znany pracownikowi, w tym wcześniejsze rozmowy i zgłaszane mu zastrzeżenia (w tym chociażby w ramach procesu ewaluacji jego pracy, ocen rocznych czy ewentualnych planów naprawczych, którymi był objęty).
W razie sporu sąd powinien ocenić, czy pracownik rozumiał lub powinien był rozumieć stawiane mu zarzuty i ich istotę, zamiast ograniczać się wyłącznie do literalnego brzmienia oświadczenia pracodawcy (por. wyrok SN z 25 kwietnia 2019 r., I PK 19/18). Przyczyna powinna być zatem zrozumiała przede wszystkim dla pracownika, nie zaś od razu dla sądu, który na początkowym etapie postępowania nie zna pełnego kontekstu sprawy (por. wyrok SN z 19 lipca 2012 r., II PK 312/11). W praktyce nie warto jednak zakładać, że pracownik sam powiąże ogólne sformułowanie z konkretną sytuacją. Może rzeczywiście nie dostrzec tego związku albo celowo go kwestionować w ramach przyjętej strategii procesowej. Bezpieczniej więc opisać przyczynę rozwiązującą w sposób wyczerpujący – konkretnie i wprost.
Aktualność – z decyzją nie warto zwlekać
W orzecznictwie sądowym i doktrynie prawa podkreśla się także, że przyczyna wypowiedzenia musi być aktualna. Sam fakt, że określone zdarzenie miało miejsce, nie wystarczy więc, aby w dowolnym momencie powołać się na nie w celu rozwiązania stosunku pracy. W przypadku „zwykłego” wypowiedzenia przepisy nie przewidują konkretnych ram czasowych na rozwiązanie umowy z powodu określonego zdarzenia (inaczej jest m.in. przy rozwiązaniu umowy w trybie dyscyplinarnym, dla którego przewidziano termin jednomiesięczny). Nie oznacza to jednak, że pracodawca może skutecznie powołać się przy wypowiedzeniu nawet na bardzo odległe sytuacje. Takie działanie może zostać skutecznie podważone w sądzie, a sama przyczyna może się zdezaktualizować. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy po zdarzeniu wskazanym w wypowiedzeniu u pracownika nastąpiła obiektywna poprawa.
W orzecznictwie Sądu Najwyższego wskazuje się, że przy ocenie aktualności przyczyny wypowiedzenia znaczenie ma moment, w którym pracodawca dowiedział się o zdarzeniu uzasadniającym wypowiedzenie (podobnie jak w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego czy nałożenia kary porządkowej). Konsekwentnie podkreśla się więc, że nadmierne odwlekanie decyzji o wypowiedzeniu i zbieranie swoistych „haków” na pracownika są nieprawidłowe i mogą negatywnie wpływać na stan psychiczny pracownika, potęgując niepewność co do przyszłości zatrudnienia i stres, a nawet naruszać jego dobra osobiste (por. wyrok SN z 26 listopada 2024 r., III PSKP 28/24).
To, jak długo określone okoliczności pozostają aktualną przyczyną wypowiedzenia, zależy od całokształtu okoliczności sprawy. Nie da się wskazać sztywnego terminu. Orzecznictwo wskazuje, że pomocniczo warto sięgnąć do ustawowych terminów dotyczących kar porządkowych. Podnosi się, że skoro karę porządkową usuwa się z akt po roku nienagannej pracy, a jest ona mniej dotkliwa niż wypowiedzenie – czas na wypowiedzenie umowy z tego samego powodu powinien być krótszy. Z drugiej strony, skoro pracodawca ma 3 miesiące od uchybienia na zastosowanie kary porządkowej, a wypowiedzenie ma poważniejszy charakter, powinien mieć więcej czasu na zbadanie zasadności wypowiedzenia (por. wyrok SN z 26 listopada 2024 r., III PSKP 28/24).
Praktyczny wniosek w tym zakresie sprowadza się do tego, że co do zasady pracodawcy powinni reagować bez nieuzasadnionej zwłoki. Jeśli natomiast konkretna sprawa wymaga zbadania, warto dokumentować podejmowane w tym celu działania. Powołując się na zdarzenia odległe czasowo, warto wyeksponować, że wpisują się one w szerszy kontekst i że u pracownika nie nastąpiła oczekiwana poprawa.
Zasadność – nie każda przyczyna wystarczy
Przyjmuje się, że skoro wypowiedzenie umowy jest „zwykłym” sposobem zakończenia stosunku pracy, nie jest to tryb wymagający doniosłej przyczyny ani rażącego przewinienia pracownika. Nie oznacza to jednak, że decyzja w tym zakresie może być arbitralna, dowolna, nieuzasadniona lub sprzeczna z zasadami współżycia społecznego (por. m.in. wyrok SN z 17 maja 2016 r., I PK 155/15). Przyczyna rozwiązująca w żadnym wypadku nie może być zatem błaha.
Oceniając, czy wypowiedzenie jest w danej sprawie zasadne, należy uwzględnić całokształt okoliczności związanych z zatrudnieniem (por. m.in. wyrok SN z 6 sierpnia 2019 r., II PK 42/18). Przykładowo, jednorazowe przewinienie może nie uzasadniać wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi, którego dotychczasowy przebieg zatrudnienia był poza tym nienaganny. Badaniu podlega nadto to, czy okoliczności, których dotyczą ewentualne zastrzeżenia wobec pracownika, nie były obiektywnie uzasadnione lub usprawiedliwione. Przykładowo, jeśli zarzut dotyczy niewystarczających wyników pracy, istotne jest rozważenie, czy pracownikowi stworzono warunki do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów, w tym czy zapewniono optymalne obciążenie pracą, odpowiednie zaplecze organizacyjne oraz właściwe narzędzia pracy, a także czy gorsze wyniki nie wystąpiły w okresie, w którym pracownik zmagał się ze znanymi pracodawcy trudnościami, choćby natury osobistej (np. chorobą).
Wypowiedzenie umowy wymaga również ostrożności w zakresie porównywania sytuacji zwalnianego pracownika z sytuacją innych pracowników. Jeśli konsekwencje wyciągane są wobec jednego pracownika, mimo że obiektywnie okoliczności stanowiące podstawę rozwiązania umowy dotyczą także innych pracowników, pracodawca może narazić się nie tylko na ryzyko zakwestionowania samego wypowiedzenia na drodze sądowej, lecz także na zgłoszenie przez pracownika roszczeń z tytułu nierównego traktowania w zatrudnieniu.
Podsumowanie – treść wypowiedzenia wyznacza granice sporu
Prawidłowe sformułowanie przyczyny wypowiedzenia jest kluczowym elementem przygotowań pracodawcy do rozwiązania umowy o pracę. Ma znaczenie już w chwili wręczenia wypowiedzenia, gdy pracownik zapoznaje się z przyczyną i ocenia, czy ją rozumie i akceptuje. Jest również istotne w dalszej perspektywie, jeśli pracownik zakwestionuje wypowiedzenie przed sądem. Wynik ewentualnego procesu w dużej mierze zależy od tego, jak brzmi przyczyna wypowiedzenia. Orzecznictwo sądowe konsekwentnie wskazuje, że „wskazanie w pisemnym oświadczeniu pracodawcy przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę przesądza o tym, że spór przed sądem pracy toczy się tylko w granicach przyczyny podanej w pisemnym oświadczeniu pracodawcy; tym samym pozbawiony on jest możliwości powoływania się w toku postępowania na inne przyczyny, które również mogłyby uzasadniać wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę” (por. m.in. postanowienie SN z 28 maja 2015 r., III PK 19/15; wyrok SN z 25 stycznia 2005 r., II PK 171/04).
W żadnym wypadku nie można więc liczyć na to, że ogólnikowe sformułowania zawarte w wypowiedzeniu da się uzupełnić konkretną treścią dopiero na etapie sporu. Przyczyna wskazana w piśmie wypowiadającym umowę wyznacza granice „obrony” pracodawcy w procesie. Na etapie procesu nie można zatem uzasadniać decyzji zupełnie innymi okolicznościami, które nie były wskazane w wypowiedzeniu. Wprawdzie pracodawca może przedstawiać dowody na poparcie podanej przyczyny i wyjaśniać pewien kontekst opisanych zdarzeń, ale nie może pod pozorem jej doprecyzowania wprowadzać zupełnie nowej podstawy faktycznej zwolnienia dopiero na etapie sporu.
Dobrze sformułowana przyczyna to jednak tylko część przygotowań. Równie ważne są dowody pozwalające wykazać, że opisane zdarzenia rzeczywiście miały miejsce i uzasadniały podjętą decyzję. Często to właśnie dostępność dowodów potwierdzających dane zdarzenie przesądza o tym, czy pracodawca zdecyduje się wskazać je w piśmie wypowiadającym umowę.
Aleksandra Wójcik, adwokat
Maciej Mioduszewski, radca prawny
