Karolina Romanowska
Karolina Romanowska, adwokat, zajmuje się problematyką ochrony danych osobowych i prawem pracy. Ma doświadczenie w dostosowywaniu dokumentacji HR do wymogów RODO w szeregu czołowych podmiotów z branży logistycznej, spożywczej, sportowej oraz usług finansowych. Doradza działom HR podczas negocjacji umów dotyczących przetwarzania danych osobowych. Uczestniczy w badaniach prawnych spółek (due diligence).
Nagrywanie rozmów, które pracownicy call center prowadzą z klientami, prowadzi do przetwarzania danych osobowych pracowników przez pracodawcę jako administratora danych osobowych. W zależności od zastosowanych rozwiązań technicznych dane te będą obejmować samą treść słów wypowiadanych przez pracownika (i jego rozmówcę) lub, dodatkowo, metadane związane z nagrywaną rozmową (np. czas trwania czy godzina rozpoczęcia i zakończenia).
Chatboty i voiceboty są coraz częściej wykorzystywane do interakcji między pracodawcą a pracownikami. Pomagają pracodawcom zrealizować obowiązki względem pracowników, np. stanowiąc narzędzie do udzielania informacji o procedurach stosowanych przez pracodawcę lub sposobach wykonywania określonych czynności. Pomagają też w zarządzaniu zatrudnieniem, np. jako narzędzie do kontaktów w podstawowych kwestiach HR.
Zdarza się, że pracodawcy – szczególnie ci będący częścią zagranicznych grup kapitałowych – chcą przeprowadzić tzw. background check, tj. pozyskać i analizować różnego rodzaju informacje dotyczące okoliczności faktycznych, sytuacji czy statusu kandydatów do pracy lub pracowników w zakresie, w którym realizacja tego rodzaju działań nie jest wynikającym z przepisów obowiązkiem pracodawcy.
Kiedy pracownik jest długo nieobecny – lub w innych okolicznościach, w których pracodawca ma trudności ze skontaktowaniem się z pracownikiem za pośrednictwem służbowych środków komunikacji – działy HR często zastanawiają się, czy mogą skorzystać z prywatnych danych kontaktowych pracownika. Niektórzy co bardziej zapobiegliwi pracodawcy wprowadzają kwestionariusze dla pracowników, w których żądają podania prywatnego adresu e-mail lub numeru telefonu, lub w inny sposób zbierają tego typu dane od pracowników. A jak kwestia pozyskiwania prywatnych danych kontaktowych wygląda z perspektywy przepisów o ochronie danych osobowych?
Urlop opiekuńczy – wprowadzony do Kodeksu pracy 26 kwietnia 2023 r. – jest uprawnieniem pracowniczym, które stosunkowo niedawno pojawiło się w polskim porządku prawnym (o zasadach jego udzielania pisaliśmy w artykule Urlop opiekuńczy. W efekcie wciąż nie ma ustalonego orzecznictwa ani praktyki w zakresie stosowania przepisów określających zasady jego udzielania. Niemniej każdy pracodawca powinien rozważyć wdrożenie odpowiednich rozwiązań na wypadek otrzymania od pracownika wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego.
„Exit interviews”, czyli rozmowy przeprowadzane przez pracodawców z pracownikami kończącymi współpracę to narzędzie szeroko stosowane przez działy HR, które może dostarczyć informacji istotnych z punktu widzenia zarządzania zakładem pracy. W dzisiejszej publikacji przyjrzymy się „exit interviews” z perspektywy przepisów o ochronie danych osobowych.