Szeroko pojęta transparentność płac stała się przedmiotem licznych dyskusji w związku z implementacją dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2023/970/UE do polskiego porządku prawnego. Choć pełne wdrożenie dyrektywy jest jeszcze przed nami (i prawdopodobnie nastąpi później niż pierwotnie zakładano), w zakresie rekrutacji istotne zmiany obowiązują już od 24 grudnia 2025 r. Pierwsze miesiące stosowania nowych regulacji pokazały, że choć same przepisy są stosunkowo krótkie, budzą one wiele wątpliwości interpretacyjnych – zarówno po stronie pracodawców, jak i kandydatów.

O czym trzeba poinformować kandydata?

Zgodnie z nowymi przepisami kandydat do pracy powinien zostać poinformowany o wynagrodzeniu – jego początkowej wysokości lub przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci. Wprowadzając możliwość poinformowania kandydata o przedziale (a więc widełkach) wynagrodzenia, ustawodawca wyszedł naprzeciw realiom rynkowym, w których budżet na dane stanowisko często nie jest określony precyzyjnie i zależy m.in. od profilu zawodowego konkretnego kandydata. W tym kontekście istotne jest jednak, aby przedstawione widełki dawały możliwie konkretny obraz oferty – nie mogą być one nadmiernie szerokie, gdyż takie ich określenie mogłoby zostać uznane za obejście przepisów prawa i niewywiązanie się z ustawowego obowiązku.

Co istotne, przepisy odwołują się do szerokiej definicji wynagrodzenia, obejmującej wszystkie jego składniki – bez względu na nazwę i charakter – a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom zarówno w formie pieniężnej, jak i niepieniężnej. Oznacza to, że oprócz wynagrodzenia zasadniczego, podmioty rekrutujące powinny przekazać kandydatom również informacje o obowiązujących premiach, nagrodach, bonach świątecznych czy kartach lunchowych (w zakresie adekwatnym do danej rekrutacji).

Poza informacjami o charakterze finansowym przepisy wymagają również przekazania kandydatowi informacji o „odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania”, jeśli pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania. Słowo „odpowiednich” ma tu kluczowe znaczenie – obowiązek nie polega na udostępnieniu kandydatowi wszystkich regulacji płacowych obowiązujących w organizacji. Pracodawca powinien przekazać wyłącznie te regulacje (lub ich fragmenty), które faktycznie będą miały zastosowanie do kandydata w przypadku zatrudnienia na stanowisku objętym danym procesem rekrutacyjnym. W praktyce rozwiązaniem umożliwiającym realizację tego obowiązku może być udostępnienie kandydatowi wyciągu z właściwych regulacji wewnątrzzakładowych.

Czy naprawdę należy ujawniać widełki płacowe już w ogłoszeniu?

Po ustaleniu zakresu informacji przekazywanych kandydatowi pojawia się pytanie, kiedy (a właściwie – do kiedy) należy ten obowiązek zrealizować. Przepisy wprowadzają w tym zakresie trzystopniową konstrukcję, wskazując, że informacje powinny zostać przekazane:

• w ogłoszeniu o pracę,
• przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli nie ogłoszono naboru na stanowisko albo nie przekazano informacji w ogłoszeniu,
• przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli nie ogłoszono naboru na stanowisko albo nie przekazano informacji ani w ogłoszeniu, ani przed rozmową kwalifikacyjną.

Za ostateczny termin na przekazanie wymaganych informacji należy więc uznać moment „przed nawiązaniem stosunku pracy”. Kluczowe znaczenie ma jednak zastrzeżenie zawarte w przepisach, zgodnie z którym obowiązek informacyjny musi zostać spełniony w czasie „umożliwiającym zapoznanie się z informacjami i zapewniającym świadome i przejrzyste negocjacje”. Oznacza to, że informacje płacowe nie mogą być przekazywane kandydatowi zbyt późno – tuż przed nawiązaniem stosunku pracy, „na ostatnią chwilę”.

Przepisy nie precyzują dokładnie, jak należy rozumieć ten wymóg, dlatego jego ocena powinna być dokonywana indywidualnie, z uwzględnieniem całokształtu okoliczności, w szczególności charakteru stanowiska, którego dotyczy rekrutacja. W każdym przypadku kandydat powinien mieć wystarczająco dużo czasu, aby zapoznać się z ofertą oraz wnieść swoją kontrpropozycję, podejmując ewentualne dalsze negocjacje z potencjalnym pracodawcą.

Słowa mają znaczenie – neutralny język w rekrutacji

Nowe przepisy wprowadziły również – szeroko komentowane – standardy neutralności językowej. Wymagają one, aby ogłoszenia o pracę (w tym nazwy stanowisk) były neutralne pod względem płci i aby proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.

Na naszym portalu omawialiśmy już szczegółowo tę kwestię – wraz z przykładami praktycznych rozwiązań pozwalających „zneutralizować” język rekrutacji. Tytułem podsumowania, w praktyce najczęściej stosuje się następujące rozwiązania:

• dodanie do wersji męskiej feminatywu lub końcówki rodzaju żeńskiego,

• posłużenie się „domyślnym” rodzajem gramatycznym (męskim) z jednoczesnym użyciem oznaczeń w nawiasie, takich jak (m/k) lub (m/k/n), gdzie „m” oznacza mężczyznę, „k” – kobietę, a „n” – osoby niebinarne lub inne tożsamości płciowe,
• zastosowanie formy opisowej z dopiskiem odnoszącym się do wszystkich płci (np. „dowolna płeć”),
• użycie tzw. iksatywu (litery „x” na końcu wyrazu),
• zastosowanie podkreślnika (znaku „_” na końcu wyrazu),
• wykorzystanie konstrukcji osobatywu, polegającej na opisowym określeniu stanowiska pracy.

Niekiedy pojawia się pytanie, co w sytuacji, gdy charakter danego stanowiska – na przykład ze względu na określone wymagania fizyczne, takie jak konieczność przenoszenia ciężkich ładunków – wydaje się odpowiadać wyłącznie przedstawicielom określonej płci. W tym kontekście należy podkreślić, że standardy neutralności językowej nadal obowiązują. Podmiot rekrutujący może szczegółowo wskazać w ogłoszeniu wszystkie warunki i wymagania związane ze stanowiskiem, w ten sposób naturalnie zawężając krąg potencjalnie zainteresowanych kandydatów. Nie powinien jednak tworzyć ogłoszenia sprofilowanego językowo wyłącznie pod przedstawicieli określonej płci.

Granice pytań rekrutacyjnych: dotychczasowe zarobki a oczekiwania finansowe

Na koniec warto podkreślić, że do Kodeksu pracy wprowadzono zakaz zadawania kandydatowi pytań o wynagrodzenie uzyskiwane w ramach obecnego lub poprzednich stosunków pracy. Oznacza to, że niedopuszczalne są wszelkie pytania zmierzające – bezpośrednio lub pośrednio – do uzyskania informacji o dotychczasowych zarobkach kandydata.

Jednocześnie nie oznacza to, że w toku rekrutacji nie można pytać o oczekiwania finansowe kandydata. Jeśli pytania nie są formułowane w sposób zmierzający do poznania dotychczasowego poziomu wynagrodzenia, stanowią one naturalny i dopuszczalny element negocjacji warunków zatrudnienia.

Joanna Dudek

Aleksandra Wójcik